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企业实施ERP 如何进行同步管理
作者:  出处:  更新时间: 2007年12月18日 
      真正体现ERP对于管理促进的特征是信息共享,几乎任何一个供应商在对企业进行ERP产品讲解时都会谈到如何消除信息孤岛实现信息共享,在财务和业务之间真正实现了信息共享,也就达到了财务和业务的同步管理。  
   
  前面对ERP1的主要管理内容和应用流程都作了介绍,但是读者不难发现,在这些介绍中都是以一个管理职能为基础展开的。但是,真正体现ERP对于管理促进的特征是信息共享,几乎任何一个供应商在对企业进行ERP产品讲解时都会谈到如何消除信息孤岛实现信息共享,在财务和业务之间真正实现了信息共享,也就达到了财务和业务的同步管理。所以本节内容就是想通过进一步分析ERP1中的各种管理内容的关联应用,一方面对信息共享进行一些解析,另外一方面也再次证明ERP1做为实施ERP的第一步所具有的合理性。由于任何ERP产品都是十分庞大的,就像不可能将所有流程都进行一一介绍一样,也不可能将所有关联的信息共享应用进行介绍。在ERP1的范围内同样如此,所以这里选择一些最能表明财务业务同步管理的关联应用来进行解析。 

  1. 销售业务与财务的同步管理 

  在没有进行信息化管理的企业中,所有业务管理之间的联系都是要通过各种单据的传递来实现的,这些单据是一种依据、一种证据、一种责任。为了这种依据、证据和责任,手工管理不得不呈现出一种低效率,这种低效率就是在对这些单据的等待、核实、汇总、分类、统计中形成的。所有的企业管理操作中不能没有依据、证据、责任,所以,这种低效率就是不得已而为之,是一种必然的结果。 

  在此,在ERP1的应用程度范围内,分析销售管理、库存管理、财务管理三者之间是如何实现信息共享,从而达到销售业务与财务的同步管理。 

  首先在销售管理中其销售业务是从销售订单开始的,这里再重申一点,销售订单是ERP特有的概念,它与企业内的销售合同是完全不同的,它是ERP为了适合计算机应用而创立的一种形式。在企业的销售管理中,一旦与客户签订了销售合同,就相当于是确立了一项销售任务,当然销售合同的形式可以是多种多样的,对于老客户或许仅仅是一个电话或传真的确认。不管它的形式是什么,总之是确认了一项销售任务。此时,在ERP的销售管理方式中,就是要将这项销售任务录入到销售订单之中,销售主管可以对这张销售订单进行审核,一旦审核完成,也就相当于确定了一种销售任务的依据、证据、责任。销售订单与合同的区别在于合同是企业与客户之间的一种交易的约定,而销售订单是企业内部的一种销售任务全过程的记录,包括任务下达、执行和完成结果。如果每个销售合同就是一项销售任务的话,那么销售订单可以由销售合同自动产生。但是,销售管理中可以是几个销售合同构成一项销售任务,此时一个销售订单对应着几个销售合同。也可能一个销售合同会派生出若干项销售任务,此时,一个销售合同对应着几个销售订单。 

  在ERP中,一旦销售订单经过了审核,就相当于确定了一项销售任务,此时的信息共享体现在,所有与该项销售任务相关的部门和人员都看到这张销售订单,当然,信息共享绝对不是仅仅看一看,重要的是能够充分利用才是共享。 

  ● 销售部门本身可以用销售订单直接产生发货单,而无须再重新填制发货单。 

  ● 库存管理可以根据发货单直接生成销售出库单,无须重新填制销售出库单。 

  ● 核算存货时可以直接根据销售出库单产生记账凭证,无须重新再做凭证。 

  ● 销售发票开出时,可直接取用销售订单中的客户、品名、数量、价格。 

  ● 可以根据销售发票自动产生记账凭证。 

  在ERP的财务管理中,由于财务根据记账凭证进行记账的过程也是自动完成的,所以销售出库自动产生的记账凭证也会自动记入相应的账簿,这个过程可以是实时的,此外,对于销售业务而言,所开发票同样可以用生成凭证的功能来自动生成凭证。由于生成凭证的时间可以是任意的,且可以一张单据生成一张凭证,也可以多张单据生成一张凭证,所以可以做到实时管理。即任何时候只要发生了销售业务,随时都能直接反映到财务账簿中。这在手工管理状态下是不能够做到的。这就是销售业务与财务同步管理的含义。这种同步管理,彻底改变了财务事后记账的传统方式,使财务能够发挥对业务的监控职能,使得管理者随时都能从企业效益的角度了解业务的进展。同步管理的另外一个意义在于,由于凭证的生成是实时自动的,所以凭证的记录是细致而精准的,在系统中完全可以由凭证追溯到业务上,即可以由记账凭证追溯到销售订单,这在管理上体现为可以由管理指标的变化,追查到发生这些变化的原因。 

  当然,销售信息的共享绝不只是在已经阐述的这些内容上。尽管不能一一列举,但有一点是必须要指出的,那就是当企业下一步实施ERP2以后,销售订单的共享在生产计划管理中是更加重要了,它是生产计划的依据、证据、责任。  

  2. 采购业务与财务同步管理 

  采购业务与销售业务一样可以做到与财务管理同步。采购管理同样是以采购订单为核心达到各相关部门间实现信息共享。采购任务的下达反映在采购订单之中,采购任务的执行情况都可以围绕采购订单通过信息共享完整记录下来。采购订单与销售订单类似,也是ERP中特有的一种用来进行采购管理的形式。 

  一旦采购订单通过审批,就意味着采购任务已经明确,此时所有各相关部门都可以看到采购订单,并且可以直接引用采购订单中的数据,诸如供应商、品名、数量、价格等等。 

  ● 可以通过采购订单直接生成到货单。 

  ● 可以通过采购到货单直接生成采购入库单。 

  ● 可以根据采购订单直接生成采购发票。 

  ● 可以根据采购入库单直接生成记账凭证。 

  ● 可以根据采购发票直接产生记账凭证。 

  这样的一些信息共享在手工管理状态下都是不能够做到的,这是ERP能够提高管理工作效率的原因所在。同样其真正提高管理水平的地方仍然是实现了采购业务与财务的同步管理,实现了财务对采购业务的监控。
 
    3. 精准的库存可用量共享 

  由于库存管理是整个企业物流状况集中表现的地方,所以库存管理中的信息与其他各管理业务共享就显得尤为突出,在此以库存物品的可用量为例,来说明库存管理与其他管理业务之间的信息共享关联应用。如下图所示。  


    一般在ERP软件中,都会有类似让ERP用户自己定义企业的可用量的公式设置。 

  可用量与四个因素相关,即现存量、冻结量、预计入库量、预计出库量。其中现存量和冻结量是一种固定状态,而预计入库量和预计出库量则是根据不同企业的管理要求自己进行选择设置。如果选择了出入库时都要做可用量检查,则在出入库的操作中就会自动给予提示和警示。显然这种库存管理的精确性在手工状态下是无法做到的。 

  该可用量用于销售管理业务时,用来检查是否可以立即进行交货,因为对于销售管理而言,很多时候都会遇到需要马上交货的情况,当这种情况发生时,往往意味着客户将收入送到了企业,在这种情况下,如果不能交货,对企业的机会损失是最大的。而如果盲目接单又交不了货,则企业信誉又将受到较大的影响,再则如果因为交了货而影响到其他订单的按时完成,这很可能是得不偿失的,这种时候显然最重要的事情就是知道一个准确的可用量,从而做出正确的选择。 

  该可用量用于采购时,显然能够明显地帮助采购人员控制采购数量,尽量避免重复或过剩采购给企业带来的负担和浪费。当然对于采购的指导意义最终要等ERP2实施以后,在生产计划生成的过程中,对于采购量的计算依据这个可用量来运算,此时才是可用量最能体现出对采购的作用之时。 

  此外从图3-10中也可以看出,本身可用量的计算公式中就是考虑了采购和销售的因素的,销售和采购都是使得可用量在一个时间段中成为动态数量的直接原因,这种动态就是实时管理最现实的客观要求,同时也是最能体现ERP优越于手工的地方。 

  4. 给财务管理带来的变化 

  前面在介绍ERP1的管理内容时阐述过一个观点,那就是“由于ERP的财务管理使得整个企业的财务工作效率彻底改变,或许给财务管理的影响是最为直接的。”但是,必须要清楚地看到,如果不实施ERP1,而仅仅是实施一个财务管理。那么,财务工作的效率是不会得到彻底改变的,此时的改变更多的是体现在一些四则运算量的减少,其效率的提高是有限的,尽管手工管理已经无法与之相比,然而信息化管理的优越性则还远远未能体现。惟有实施ERP1之后,通过与各业务系统的信息共享,实现了财务业务的同步管理,才是真正彻底改变了财务管理工作的效率,真正发挥出财务管理对于企业经营运作的重要指导作用。 

  财务对于业务信息的共享表现在如下几个方面: 

  ● 可以根据出入库单直接自动产生记账凭证,无须再输入凭证; 

  ● 可以根据采购和销售发票直接自动产生记账凭证,无须再输入凭证; 

  ● 可以同采购管理共享供应商信息,直接引用方便了应付款的管理; 

  ● 可以同销售管理共享客户信息,直接引用方便了应收款的管理; 

  ● 可以根据已经有的记账凭证追溯业务单据,极大减少了差错时间。 

  在这些信息共享的情况下,再加之记账凭证可以自动登入账簿,财务报表可以根据标准格式自动产生,而标准格式可以由财务管理人员根据企业的实际应用要求自己设置定义。这所有的一切最终达成了财务管理工作效率的彻底改变。 

  当然,改进是无止境的,ERP1虽然使得财务管理工作的效率有了实质性的改变。但是随着ERP2、ERP3的应用深入,财务管理工作还将会进一步展现其对于企业管理的重要性,特别是在成本、资金、预算管理当中尤为显著。
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