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如何组织ERP项目启动会
作者:  出处:ok青岛网  更新时间: 2008年01月30日 
   本文结合笔者的工作经验,从项目经理的角度谈谈如何组织召开ERP项目启动会,为即将实施ERP的企业项目经理提供参考。 

  一、项目启动会的意义

  良好的开始是成功的一半,项目启动会议标志着ERP项目从选型及商务阶段进入实施阶段,厂、商合作从此拉开序幕。项目启动会是整个项目过程中重要的里程碑,开好项目启动会意义重大,直接关系到日后项目的顺利开展。

  首先,项目启动会是通报会,就是把前一阶段的项目情况向公司管理人员、项目组成员及相关人员进行通报,使他们了解项目的背景、经过和规划,为日后更好地配合实施作准备。

  其次,项目启动会是誓师会,通过宣讲实施ERP项目的动因及意义,增强员工的紧迫感和使命感,提高公司上下信息化的意识。通过高层领导的演讲,向公司内部及实施顾问表达一种决心和信心,从而统一思想,扫清顾虑和障碍。

  再次,项目启动会是培训会,ERP厂商实施顾问的演讲,可以使公司干群大体上了解ERP的相关知识,如果再设置问答环节,可以有针对性地解疑释惑。顾问专业的形象和成功的案例无疑能增强大家的信心。

  二、启动会前的准备

  功夫在诗外。开一个会不难,难的是会前大量和细致的准备工作。前期工作主要是项目资源的配备和沟通,包括组建项目组、制定任务计划及相关制度,另外就是开展培训和沟通,即让公司领导和相关业务骨干等与项目有关的人员对ERP有一定了解,因为只有了解了、懂了才谈得上参与、支持和配合。启动会前的准备工作除了确定会议时间、场地、横幅、参会人员,调好投影、扩音设备等等之外,重点是会议资料的准备。这些资料一般有项目任务书、实施计划表、项目公约、演讲PPT、讲话稿等等。项目启动会前,必要时可以先行召开一个准备会议,集思广益、拾遗补缺,并重点对各个环节、各项任务进行安排和协调,落实到人头,确保会议务实、高效。可以提前邀请企业内刊记者亲临现场予以采访、拍照及报道,以扩大项目声势及影响。所有准备就绪,项目经理应将启动会的安排情况向公司领导汇报,征求意见,及时完善,同时应将准备好的资料让公司领导过目。

  三、启动会的议程内容

  等前期准备工作都已确定之后,需要下发项目启动会通知,通知的主要内容是会议议程,议程要清晰表述5W,即会议时间、地点、参会人员、会议主题,以及简要说明会议的目的和要求。公司领导批复上可以强调此会的重要性,除出差人员外一律参加,不得请假等。启动会主持人一般由企业项目经理主持,他是双方沟通的桥梁,也是项目实施的核心。会议时间不宜安排在周末或下午,也不宜在企业生产忙季或旺季,尽量选择良辰吉日,预示项目顺利。会议地点以公司内部室内会场、礼堂为宜,能够放置投影及悬挂横幅。参会人员除了公司领导、管理人员、项目组成员,还有实施方代表,如ERP厂家高层、实施顾问、客户经理等等。会议议程一般是企业领导及厂家高层讲话。企业领导讲话一是宣布项目指导委员会及项目组成员,向项目经理和项目小组成员进行授权,二是宣布相关奖惩制度,给各部门压力及要求,更重要的是显示领导对项目的重视和决心。例如,在启动会上,当时的公司CEO说,“制造信息化将是打造百年企业,必须经历的历史性跳跃。我们失去的只是束缚企业的枷锁,而我们得到的将是一个更广阔、更远大的发展空间!要做好这件大事,全体企业人必须遵守以下几条铁的纪律:1、所有的数据必须忠实地及时地输入电脑;2、所有的运作必须严格按电脑跑出的结果进行;3、绝不找任何借口不使用系统,切换后,所有手工帐全部扔掉。谁妨碍实施ERP项目,我就妨碍他一辈子!”掷地有声的语言,表明了上ERP的决心,给项目组成员以极大的信心,给在座的公司管理人员强烈的震撼。ERP厂家领导的讲话无非是表明厂家对该项目的重视,会提供一流的资源和服务,与企业共同努力确保项目成功。然后由企业项目经理发言,着重讲述项目选型过程、介绍项目组成员及分工、宣布实施计划表。可以安排双方项目组成员在企业第一次全体亮相,互赠礼物,进行宣誓等环节。ERP厂家项目经理则向企业介绍实施方项目组成员及职责,并做ERP项目实施方法的主题演讲。如果需要,还可以进行ERP理念和项目管理的简单培训,用案例重点说明ERP项目实施成功的条件和导致项目失败的原因,让企业吸取教训、引以为戒。最后是签署项目公约,以此获得领导及各部门一把手对项目资源的承诺和保障。

  四、其他注意事项

  1、会议需要做好会议记录,并打印出来让双方代表签字,项目办公室予以存档。目的还是一个,就是让双方觉得这是个严肃认真的事,要给予充分重视,同时让双方感觉项目真正开始实施了,大家的利益是共同的,目标是一致的。

  2、由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论,一般时间控制在半天以内,因此一些需要与会各方确认或承诺的事宜,需要在启动会议前沟通清楚,否则会严重影响启动会议的效果。

  3、项目经理在讲解实施计划时,最好强调这只是个初稿,项目实施过程中,人员、时间、任务会根据具体需要进行调整。另外,需要强调项目成败关系到公司每个员工的切身利益,每个员工特别是项目组成员,要明确自己的职责和任务,并有责任有义务对发现影响项目的问题及时沟通,齐心协力,共创佳绩。

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