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中小企业财务管理信息化的通病
作者:  出处:ok青岛网  更新时间: 2008年03月04日 
 人情要讲究礼尚往来,财务信息化也是如此,要讲究礼尚往来。这句话何解呢?我们先来看一下,现在大部分企业财务信息化的局限性。

  很多企业在搞财务信息化时,都只局限在财务一个部门。其实,这是非常不好的。伟人说过,绝对的权力,绝对的腐败。而现在就财务部门在用财务管理软件,其他部门都没有直接用到其系统中的数据,这导致的结果就是,财务管理软件在财务部门用的好不好,只有财务部门自己清楚。有些帐务出错了,也没有人去监督;有些帐目应该日事日毕,但是,他们没有及时登帐,可是,没有人去稽核,他们也就相安无事。

  所以,我认为,财务管理信息化要作的好,必须实现“礼尚往来”。即,其他部门如采购、生产、销售等要把当天发生的费用及时汇报给财务,而财务部门也要及时在系统中录入单据,然后把查询的权限交给其他部门,让他们可以实时查询相关信息。

  财务现实场景一:

  某个销售员,想要知道到现在为止,自己负责客户的应收未收明细及未开发票明细。怎么办呢?就去向财务要。然后,财务人员在系统中把报表拉出来,给这个销售员。如此,一个月一次,还可以。双方都不觉得烦,但是,若一个星期一次,那可能财务人员或者销售人员都不会干了。

  解决方法:

  我有时候,去一些企业考察的时候,都觉得非常的奇怪。为什么他们不把这些查询的权限下放给具体的业务员呢?如此,销售人员就能够实时的查询相关信息,这对应收帐款的催缴等等,都是非常有帮助的。当我问及这个问题时,他们有的说没有想到。这个答案这是让人哭笑不得。

  所以,我建议那些只上了财务管理系统(没有上ERP系统,ERP系统一般都可以实现这个功能),把一些应收未收、应开票未开票的报表查询权限下放给各个业务员。如此,有两个好处,一是销售人员可以及时查到这些信息,方便他们的工作;二是对于财务部门也是一个监督,督促他们及时把业务信息输入到ERP系统。

  财务现实场景二:

  月底,销售经理要对业务员进行考核,需要这个月每个销售人员收回了多少款项,还有多少款项没收,有多少逾期了,等等。此时,财务人员就会从他们的财务管理系统中,导出一些报表,稍加修饰整理后,然后发给销售经理。也就是说,销售经理一般只有到月底或者年底才能知道这些情况。这对销售经理及时掌握销售员的动态是不利的。

  解决方法:

  为什么要实现管理信息化呢?其中有一个重要的目的就是实现数据共享。而现在相关信息都集聚在财务一个部门,财务部门更是滴水不漏。他们部门不敢把查询的权限下放给其他部门,有一个重要的原因,就是财务不敢下放。为什么呢,因为若把这些权限下放给其他部门,就意味着他们业务信息的处理必须非常及时,今天发生的业务必须今天就在系统中处理完毕。但是,很多财务人员不能做到这一点。他们有时候忙的话,会推迟个两三天才在系统中做帐。反正没有其他部门人员来查询系统,只要他们当事人知道怎么回事情就好了。真是由于这种心态,所以,财务管理系统的数据不能够保证及时更新。

  所以,我认为,无论是为了管理层的方便,还是为了提高财务管理系统的及时性,都有必要把一些报表的查询权限,下放给其他部门的员工。

  财务现实场景三:

  每到月底,就是财务部门最忙的时候,要忙着登帐、作帐。要把仓库部门拿过来的一张张入库单信息一一输入系统,作为做凭证的依据。出货单也是如此。这些半手工的处理方式,大大降低了财务关系信息化的效果。

  解决方法:

  用过ERP系统的人都知道,财务管理系统可以跟其他部门的模块紧密结合,如出货单、入库单的相关信息都不用手工输入。那若企业没有上ERP系统,只是上了个财务管理系统,难道就要手工的一张张输入了吗?其实不然。

  以前我集团的一个子公司就是如此操作。我每次去看的时候,他们好像都很忙,还有专门的人员在那边输单据,因为是制造企业,所以这些单据特别多。我看了就很懊恼,他们虽然个个都很忙,有时候甚至连吃饭都顾不上。但是,忙的没有效率、没有成果。

  后来,我就叫集团的一个懂数据库的人,开发了一个成批导入工具。有了这个工具,仓库部门只需要按照固定的格式,把当日的出货信息、收货信息整理成一张EXCEL表格,然后,财务人员一按鼠标,就可以把相关信息导入到财务管理系统的数据库中。如此,财务人员就不用一张张的输单据了。大大提高了工作效率。

  综上所述,我觉得现在财务部门的信息化,主要存在两个问题。

  1、 数据没有共享。

  这是大部分企业的通病。他们以为,财务管理信息化,就是财务部门的事情。其他部门需要什么数据,就向财务部门要好了。其实,这么做非常的不合理。就像上面所说的,若没有其他部门的用户去监督财务部门,则财务管理系统中的数据不能保证及时更新,虽然月底出的报表是正确的,但是,在平时查询数据时,就可能存在误差。

  其次,就是其他部门人员每次需要数据的时候,都需要向财务部门要。这无论是谁,都会厌烦。如销售人员,若能够实现数据共享的话,可以每个星期一,导出一张应收帐款余额表,作为本周自己工作的依据。但是,若销售人员不能自己导报表的话,那结果是,很可能销售人员只能一个月拿到一张报表了,在这一个月中,只能靠自己手工记录。可见,如此无论是工作效率,还是信息准确性上面,都值得商榷。

  2、 数据与其他部门连接不好。

  现在大部分企业,特别是中小企业,都只是上了一个财务管理系统,而没有上ERP系统。光上财务管理系统就有这么一个缺陷,就是财务管理系统的数据来源,都要靠手工输入。而这个手工输入的工作,效率不高,准确率也不是很理想。而且,然后查询起来也是一个问题。

  就如同上面所说的,在生产企业中,单据比较多,有些要专门有一个人员来输入这些单据,这可以说是劳命伤财的事情。其实,企业也不是一定要这么做。企业此时只需要花一点小钱,让技术人员开发一个导入工具,如此,只要其他部门按照固定的格式整理好数据的话,即每天提供一份报表的话,则财务人员的工作要轻松很多。并且,如此还可以保证数据的质量,何乐而不为呢?而且,开发一个导入工具的成本也不是很高,千把块钱就可以搞定的事情。

  以上这些是自认为财务管理信息化已经做的非常好的企业,仍然存在的一些通病。若大家遇到这些问题,那现在去改进,必然可以使得企业财务管理信息化更上一层楼。有时候,一些细小的改进,就可以使得信息化水平前进一大步。
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